すべての事業者に影響を与える改正電子取引情報保存制度
令和３年度税制改正のうち、電子帳簿保存法改正がすべての事業者に影響を与えるかもしれません。
この電子帳簿保存法改正のうち、『電子取引情報の保存制度』の改正が問題となるのだが、同制度に税務署等への事前承認等はなく、電子取引を行えば自動的に適用されることになることから、すべての事業者に影響が出る可能性があるという話だ。
これまでは電子取引に係る証憑であっても紙出力のうえ保存することで問題はなかったのだが、この代替措置である紙出力保存が廃止となり、２０２２年１月の取引からは，原則通り電子データでの保存が義務付けられることになる。
なお、この電子取引に係るデータの保存は，各種要件等を満たす形で保存する必要があり、これを満たさない場合には、青色申告等の承認取消しとなる可能性もあるということで影響はかなり大きいことが分かる。
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度は、申告所得税及び法人税の保存義務者が「電子取引」を行った場合に、その電子取引の取引情報について電磁的記録（電子データ）での保存を義務付けたものである。
まず、電子取引とは「取引情報の授受を電磁的方法により行う取引」と定義されており、取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。（電子帳簿保存法一問一答）
実務上よく登場するであろう、以下のような取引も「電子取引」に含まれる。
①いわゆるEDI取引
②インターネット等による取引
③電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）
④インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引
このうち、③についてはこのコロナ禍で急速に請求書のやり取りで普及したのではないだろうか。メールに請求書データを添付してやり取りを行うケースは非常に多いと思われる。現状はメールで受け取った請求書を紙出力のうえ保存しているケースがほとんどかと思うが、今回の改正で紙出力保存が廃止となり、電子データでの保存が求められることになるのである。
上述の通り、２０２２年1月以降に行う電子取引の取引情報については、原則通り、電子データで保存しなければならないことになる。この保存には以下のいずれかの措置を行うことが求められている。
- タイムスタンプが付された後の授受（発行者が付与）
- 授受後遅滞なくタイムスタンプを付す（受領者が付与）
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
上記①②のタイムスタンプを用いる方法については、タイムスタンプが全くと言っていいほど浸透していない現状では正直対応が難しいと想定され、③についても新たにシステム等を導入する必要があることから、すべての事業者で対応を行うのは難しいと考えられる。多くの事業者では「④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」で対応することになるのではないであろうか。事業者独自にデータ管理規定等を定め、一定のルールを作ったうえで電子取引による取引データの保存を行うことが必要になることから、取引先とやり取りを行う営業担当者等までを含めて全社的に対応が必要になる点にも注意が必要になる。
これに加え、検索機能の確保（検索要件）も求められることになる。
電子取引のデータを保存する際に、年月日、取引金額、取引先での検索が可能な形での保存が必要になるのだ。なお、この検索要件については電子メールで受け取ったデータをメールソフトにそのまま保存してるだけでは充足しないと考えられていることから、何らかのシステム等を導入せざるを得ないようにも思われる。
弊法人においても、また弊法人の顧問先企業様においても、メール添付による請求書の授受は頻繁に行われている。この当たり前に行われているメール添付での請求書等のやり取りが、電子取引に該当し、紙保存できないからという理由で、紙の請求書発行に戻す動きも出てきているようだ。ペーパーレス化の促進を目的とした電子帳簿保存法であるのに全く逆の方向に向いてしまっているのだ。
まだ詳細な取り扱い等が公表されていないため、あまり騒がれていないように思われるが、実際のこの通りの取り扱いがされるとなると、ほぼすべての事業者が大きな影響を受けることになるので、早急に対応が必要になる。
今後の政省令や税務通達、Q&Aの内容に注視していきたい。
会社で経理を担当してるのですが、令和4年1月1日より電子取引は電子帳簿保存法を適用していない会社でも電子データを保存しなくてはいけないという認識で良かったでしょうか？全ての会社が対象で電子取引の電子データの保存が義務化になるという事で良かったでしょうか？
コメントありがとうございます。
現在の電子帳簿保存法は大きく「紙保存の特例に関する規定」と「電子取引情報の保存義務の規定」に分かれています。
前者は「帳簿」や「紙の請求書」等を電子で保存する場合の規定であり、税務署の承認が必要になります。（改正により承認はなくなります）
後者は電子取引データの保存について規定されている者であり、こちらは税務署の承認は必要ありません。
今回の電子帳簿保存法の改正により大きく影響が出るとして本コラムに投稿致しました内容は、後者のものですので、承認云々は関係なくすべての事業者が対象になります。
よって、すべての会社がこの電子取引の電子データでの保存義務化の対象になるという理解でよろしいかと思います。
なお、法人企業はもちろんのこと、個人事業主についても影響が出る改正となっております。
少しでもお役に立てれば幸いです。
いわゆるEDI取引で質問です。
流通BMSを使用している場合、各データは決まったフォーマットで送受信されますが、データ自体を参照しても、内容が把握できないので、実際はチェックリスト等を作成して処理します。
その場合は、原始データではなく、加工した内容をPDF化したものを保存すればよいのでしょうか？
いろいろ確認してもはっきりした回答がありません。
何か実際の例等があれば幸いです。
コメントありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、流通BMSを使っている場合の電子取引についての事例等は持ち合わせておりません。
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に関して、授受した電磁的記録をそのまま（上記の方法により）保存することが認められますが、電子取引により受領した請求書等の取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）を確認し、改めてその取引情報のみをサーバ等に自ら入力することをもって電磁的記録の保存とすることは認められません。また、保存されるデータがＸＭＬ形式等の取引情報に関する文字の羅列であっても、視覚的に確認・出力できるものは要件を満たすとされています。（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問27・問29より）これらのことから、通常、受領した原始データを加工し、PDF化したものを保存するというのは電子取引保存では認められないと考えます。
よって、私見となりますが、BMSを使用する取引については、原始データをそのまま保存しておけばいいと考え、可視性を確保する・調査時に提供する目的で、加工したPDFデータが確認できる状態にあればいいと思います。
なお、最終的には貴社のご判断・所轄税務署等への照会をお願い致します。
少しでもお役に立てれば幸いです。