すべての事業者に影響を与える改正電子取引情報保存制度

令和3年度税制改正のうち、電子帳簿保存法改正がすべての事業者に影響を与えるかもしれません。

この電子帳簿保存法改正のうち、『電子取引情報の保存制度』の改正が問題となるのだが、同制度に税務署等への事前承認等はなく、電子取引を行えば自動的に適用されることになることから、すべての事業者に影響が出る可能性があるという話だ。

これまでは電子取引に係る証憑であっても紙出力のうえ保存することで問題はなかったのだが、この代替措置である紙出力保存が廃止となり、2022年1月の取引からは,原則通り電子データでの保存が義務付けられることになる。

なお、この電子取引に係るデータの保存は,各種要件等を満たす形で保存する必要があり、これを満たさない場合には、青色申告等の承認取消しとなる可能性もあるということで影響はかなり大きいことが分かる。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度は、申告所得税及び法人税の保存義務者が「電子取引」を行った場合に、その電子取引の取引情報について電磁的記録(電子データ)での保存を義務付けたものである。

まず、電子取引とは「取引情報の授受を電磁的方法により行う取引」と定義されており、取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。(電子帳簿保存法一問一答)

実務上よく登場するであろう、以下のような取引も「電子取引」に含まれる。

①いわゆるEDI取引
②インターネット等による取引
③電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む。)
④インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

このうち、③についてはこのコロナ禍で急速に請求書のやり取りで普及したのではないだろうか。メールに請求書データを添付してやり取りを行うケースは非常に多いと思われる。現状はメールで受け取った請求書を紙出力のうえ保存しているケースがほとんどかと思うが、今回の改正で紙出力保存が廃止となり、電子データでの保存が求められることになるのである。

上述の通り、2022年1月以降に行う電子取引の取引情報については、原則通り、電子データで保存しなければならないことになる。この保存には以下のいずれかの措置を行うことが求められている。

  • タイムスタンプが付された後の授受(発行者が付与)
  • 授受後遅滞なくタイムスタンプを付す(受領者が付与)
  • データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
  • 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

上記①②のタイムスタンプを用いる方法については、タイムスタンプが全くと言っていいほど浸透していない現状では正直対応が難しいと想定され、③についても新たにシステム等を導入する必要があることから、すべての事業者で対応を行うのは難しいと考えられる。多くの事業者では「④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」で対応することになるのではないであろうか。事業者独自にデータ管理規定等を定め、一定のルールを作ったうえで電子取引による取引データの保存を行うことが必要になることから、取引先とやり取りを行う営業担当者等までを含めて全社的に対応が必要になる点にも注意が必要になる。

これに加え、検索機能の確保(検索要件)も求められることになる。

電子取引のデータを保存する際に、年月日、取引金額、取引先での検索が可能な形での保存が必要になるのだ。なお、この検索要件については電子メールで受け取ったデータをメールソフトにそのまま保存してるだけでは充足しないと考えられていることから、何らかのシステム等を導入せざるを得ないようにも思われる。

弊法人においても、また弊法人の顧問先企業様においても、メール添付による請求書の授受は頻繁に行われている。この当たり前に行われているメール添付での請求書等のやり取りが、電子取引に該当し、紙保存できないからという理由で、紙の請求書発行に戻す動きも出てきているようだ。ペーパーレス化の促進を目的とした電子帳簿保存法であるのに全く逆の方向に向いてしまっているのだ。

まだ詳細な取り扱い等が公表されていないため、あまり騒がれていないように思われるが、実際のこの通りの取り扱いがされるとなると、ほぼすべての事業者が大きな影響を受けることになるので、早急に対応が必要になる。

今後の政省令や税務通達、Q&Aの内容に注視していきたい。

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