労務関連書類の一部は保存期間が5年に延長。それでも引継ぎは退社前に済ますべき理由は?

賃金台帳などの保存期間は5年へ

2020年4月に、改正労働基準法が施行されました。

このことにより、労務関連書類の一部について、保存期間が従来の3年から5年に延長されています。

ただし、法改正にかかる経過措置として、当面の間は3年が適用されるとのことです。

具体的には、以下の書類があてはまります。

  • 労働者名簿      
  • 賃金台帳
  • 雇入れに関する書類
  • 解雇に関する書類
  • 災害補償に関する書類
  • 賃金に関する書類
  • その他労働関係に関する需要な書類(タイムカード、労使協定の協定書など)

そもそも、なぜこのような改正が行われたのかについても触れておきましょう。 

2020年4月には、改正民法も施行されています。この中で、債権の消滅時効が5年もしくは10年に統一されました。従来、未払賃金の請求権には2年の消滅時効が適用されていましたが、これが原則5年に延長されるのです。

実際のところは、先ほど触れた書類の保存義務と同様、当面は3年の消滅時効が適用され、その後5年に移行していくことになるでしょう。 このことに合わせて、仮に退職した労働者から未払賃金の請求があったとしても対応できるよう、賃金の支払いの裏付けとなる書類を保存する義務も会社に課せられることになりました。     

連絡しようと思えばできるけど、引継ぎは退社前を原則に

このような経緯を踏まえると、労務関連書類の一部の保存期間延長は、労働者の権利を守るためのものです。間違っても、会社が退社後も退職者と連絡を取り続けるための規定ではありません。仕事の引継ぎがうまくいっていなかったからという理由で、会社からむやみに退職者に連絡を取るのは控えましょう。

従業員は退職した瞬間から、その後の会社の業務には一切関係のない人になります。

それにも関わらず、引継ぎがうまくいかないという理由で連絡を取り続けるのは、業務上の機密の漏洩にもつながるので、好ましくありません。また、連絡を受けた退職者にも「もうとっくに会社辞めたけど、なんで?」と不快な印象を与えてしまいます。

引継ぎは退社前に滞りなく行うのが原則です。

また、退社前に引継ぎが終わらない理由の1つとして、業務が過度に属人的になりすぎていることが考えられます。仮に引継ぎが終わらなかったとしても、残った従業員で仕事を回せるよう、普段から情報共有体制の整備に努め、業務の属人化をなるべく避けるようにしましょう。

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